Відеоінструкція: модуль Корпоративні покупці для АЗС

Якщо вам зручніше читати, нижче ви можете переглянути скрипт відео.

Модуль “Корпоративні покупці” надає нові можливості для АЗС та їхніх корпоративних покупців, чиї співробітники отримують паливо на цих АЗС в комерційних цілях.

Якими є вигоди цього модуля? АЗС може продавати паливо корпоративним покупцям, які надають доступ до заправляння своїм працівникам. Водночас, для того, щоб надати працівникові доступ до рахунку, потрібен лише номер мобільного телефону або адреса електронної пошти цього працівника; немає потреби видавати та розповсюджувати пластикові картки або купони.

Використовуючи веб-панель управління або мобільний додаток Personnel Access, компанія може легко налаштувати доступ або ж обмежити використання коштів на рахунку. А співробітники отримують можливість заправляти транспортні засоби, оплачуючи заправляння з рахунку компанії зручним способом: без асистента – прямо в мобільному додатку, чат-боті або USSD-меню оператора зв’язку. Крім того, асистентові на АЗС водії можуть показати QR-код із мобільного додатка, чат-бота або код із пластикової картки.

Для того, щоб АЗС почала свою співпрацю із корпоративними покупцями, перейдімо до Панелі управління. Там ми бачимо розділ “Корпоративні покупці”, де можна створювати нові корпоративні рахунки,  додавати корпоративних покупців та створювати  додаткові поля даних. В цьому розділі також можна переглянути журнал транзакцій, що містить усі здійснені транзакції, та транзакції за товарами.

Основою модуля є корпоративні рахунки, кошти або товари яких витрачаються корпоративним покупцем та його працівниками. Для АЗС важливо узгодити з корпоративним покупцем тип рахунку, який той хотів би використовувати – дебетовий, тобто сплачений заздалегідь, кредитний рахунок із визначеним лімітом або кредитний рахунок без ліміту.

В чому різниця між типами рахунків? Заправна станція може обмежити надання палива працівникові корпоративного покупця до певної попередньо сплаченої суми – це робиться за допомогою дебетових рахунків. Або ж, залишок на рахунку може стати від’ємним до певного ліміту, і в цьому випадку слід створити кредитний рахунок з лімітом. Таким чином, надзвичайно важливо стежити за залишком коштів на рахунку та своєчасно поповнювати цей рахунок після отримання платежу від корпоративного покупця. Якщо корпоративний покупець або АЗС не хочуть витрачати час на контролювання балансу, вони можуть використовувати кредитні рахунки без ліміту та розраховуватися за вже надане паливо в зручний для сторін спосіб.

Окрім контролювання коштів, можна встановити обмеження витрат протягом дня або місяця для кожного корпоративного покупця. У свою чергу, кожен корпоративний покупець може встановлювати індивідуальні щоденні та щомісячні ліміти для своїх працівників.

Валютою рахунку можна визначити гроші, товари або якусь приватну валюту. Щоб почати працювати з корпоративними покупцями, нам потрібно створити корпоративний рахунок. Таким чином, зараз ми покажемо вам процес створення корпоративного рахунку покупця. Для цього нам потрібно перейти до розділу Корпоративні рахунки покупця і створити Новий рахунок. Створюючи рахунок, ми вказуємо назву рахунку (ту, яку будете бачити лише ви) та тип рахунку. Валютою можуть бути встановлені гроші, товари, такі як літри палива, чашки кави, або приватна валюта, що має певне значення для компанії – суми на такому приватно-валютному рахунку можуть бути обмінені на деякі товари чи послуги. Важливо зазначити, що ми можемо визначити перелік товарів, які можна придбати за допомогою певного рахунку. Наприклад, ми можемо дозволити купувати лише дизель або бензин та каву. Наступне поле – це публічна назва (та, яку буде видно корпоративним покупцям), і тип рахунку за лімітами. Тут ми вказуємо початковий тип рахунку; при наданні доступу до рахунку можна змінити тип, встановити додаткові щоденні та щомісячні ліміти та вказати ліміти кредитування.

Ви можете додати корпоративного покупця в розділі Корпоративні покупці – Дії, де ви знайдете кнопку Додати корпоративного покупця. У вікні, що відкриється, слід вказати основну інформацію, таку як електронну адресу, що служить основним ідентифікатором і використовуватиметься як логін, та назву корпоративного покупця.

У вкладці “Контакти” вказуються дані, необхідні для спілкування з корпоративним покупцем — ім’я контактної особи, номер офісу, номер мобільного телефону, поштова адреса, контактна електронна адреса та, якщо потрібно, ви можете написати коментар. Крім того, ви можете створити кілька контактів за допомогою кнопки “Додати“.

Наступна вкладка стосується інформації, яка використовується для виставлення рахунків, тобто тієї, яка розміщується у рахунках-фактурах. Вона може відрізнятися від основної інформації. Тут ви можете встановити офіційну назву корпоративного покупця, його країну, регіон, адресу, місто, поштовий індекс та, якщо потрібно, деякі коментарі.

У вікні “Поля анкети” встановлюються значення додаткових полів (наприклад, для бухгалтерського обліку або статистики).  Саме додаткове поле можна створити на сторінці “Додаткові поля” за допомогою команди “Додати поле”. Таким чином, під час створення корпоративного покупця можна буде вводити дані у створені поля.

У вікні «Корпоративні рахунки покупця» вказується рахунок, яким користуватиметься корпоративний покупець. На цій сторінці ми можемо надати доступ до рахунків, налаштувати тип рахунку (дебетовий, кредитний з лімітом або кредитний без ліміту), вказати часові обмеження (щоденні або щомісячні) та вказати дозволені одиниці товару для придбання за допомогою цього рахунку . Якщо умови угоди між АЗС та її корпоративним покупцем змінилися, будь-яку інформацію та налаштування рахунку  можна миттєво оновити в будь-який час. Заправна станція може надати кожному корпоративному покупцеві доступ до декількох рахунків, якщо це потрібно. Наприклад, один рахунок може бути грошовим кредитним рахунком з лімітом, а інший – товарним рахунком з кредитом без ліміту.

Після того, як ми створили рахунок для корпоративних покупців, вказали інформацію у додаткових полях, додали та заповнили інформацію про корпоративних покупців, надали доступ до рахунків, ми маємо готового корпоративного покупця, з яким АЗС вже може співпрацювати.

Для ваших корпоративних покупців ми пропонуємо готовий інструмент для контролю їхніх співробітників – додаток Personnel Access, який можна запустити на будь-якому пристрої, оскільки існує також і веб-версія додатку. При першому вході корпоративний покупець повинен вказати електронну адресу, яка служитиме логіном для входу; далі вказати назву бренду і увійти за допомогою тимчасового пароля. Постійний пароль можна встановити всередині додатку. У панелі управління корпоративні покупці можуть додавати співробітників, надавати їм доступ до рахунків або навпаки обмежувати їх, призначати посади, додавати спеціальне поле для анкети, переглядати журнал транзакцій, анкети та загальну інформацію про працівників, додавати будь-яку інформацію або редагувати її.

Надаючи доступ до рахунків, можна встановити додатковий PIN-код, який буде запитуватися кожного разу, коли працівник використовує рахунок для заправки. Цей PIN потрібно буде вводити незалежно від того, як відбувається заправляння: через асистента,  мобільний додаток або панель самообслуговування Кіоск. Крім того, можна вимагати або питати, щоб водій надав показання одометра під час заправки автомобіля. Додатково можна обмежити перелік товарів, які конкретний працівник може придбати з певного рахунку.  

Ще одна корисна функція – сканування QR-коду транспорту та інвентарного номера. Наприклад, можна скласти перелік автомобілів, і сканувати при заправлянні код з переліку. Або можливо закодувати в QR коді маршрут чи інвентарний номер ємності. Можна увімкнути опцію перевірки сканованого коду – в такому разі, заправляння почнеться лише тоді, коли водій пройде ідентифікацію. Для перевірки інвентарного коду або коду водія в розділ Транспорт / Інвентарні коди вносяться відповідні дані, і в разі невідповідності введеного або відсканованого коду заправляння не почнеться. QR код водія можна носити як брелок і взяти за основу, наприклад, код маршруту або номерний знак транспортного засобу. Такий вид ідентифікації дозволяє точно дізнатися, на який транспортний засіб відвантажено паливо, оскільки всі коди відображатимуться в чеках транзакцій. Зараз ми встановимо інвентарний код для працівника, а в налаштуваннях доступу до рахунку вкажемо, що поле “Код автівки або ID водія” є  необов’язковим і ми можемо його пропустити, а показники одометра є обов’язковими для введення. Також, встановимо PIN код працівника в 1111.

Який вигляд має процес заправляння з точки зору водія?

Водій вибирає потрібну заправну станцію в мобільному додатку. Усі АЗС сортуються за відстанню з використанням геолокації; тобто станція, потрібна водієві, буде нагорі переліку. Водій натискає кнопку “отримати паливо”, вибирає сорт палива і вказує кількість. Працівник корпоративного покупця побачить кнопку “Оплатити з корпоративного рахунку”; при натисканні цієї кнопки відображаються всі доступні рахунки та кошти, що їх можна використати для оплати. Перед заправлянням водій повинен надати PIN-код, який було вказано для цього працівника раніше в додатку Personnel Access. В поле “Код автівки або ID водія” водій має ввести або відсканувати QR код, наприклад, зі свого брелока. Як згадувалося, в разі введення або сканування неправильного коду заправляння не почнеться. Оскільки ми налаштували поле “Код транспортного засобу або ідентифікатор водія” як необов’язкове, ми пропускаємо надання цієї інформації. Далі, оскільки ми вказали, що показання одометра є обов’язковим полем, водій повинен заповнити це значення. Після введення всіх даних починається заправляння.

Корпоративний покупець може переглядати звіти у своєму додатку Personnel Access. Корпоративний покупець має майже ті самі можливості, що і заправна станція в розділі Журнал транзакцій: перегляд журналу своїх транзакцій, фільтрація та експорт цього журналу для наступних операцій.

Можна відфільтрувати транзакції за датою, посадою, ідентифікатором рахунку покупця, за бізнесом (якщо різні відділи або компанії підключені до одного і того ж рахунку). Крім того, можна відфільтрувати транзакції за кодом автівки або ідентифікатором водія, номером телефону, адресою електронної пошти, коментарями та зовнішнім ідентифікатором.

АЗС може переглядати всі звіти у своїй панелі управління – журнали транзакцій та транзакцій за товарами, здійснювати зручний пошук за фільтром або бачити кількість виконаних операцій. Якщо є необхідність фільтрувати транзакції за певною особою, це можна зробити, здійснивши пошук за номерами телефонів, електронною поштою або зовнішнім ідентифікатором покупця. Крім того, можна шукати серед коментарів, залишених для транзакцій. Транзакції можна відфільтрувати за типом: резервування коштів, продаж, нарахування бонусів, поповнення рахунку покупця та продаж купона. Або можна шукати за статусом транзакції, наприклад, шукати виконані або скасовані транзакції. Якщо вам потрібно шукати операції, пов’язані з товаром, ви можете легко знайти їх, ввівши код товару. Далі ви можете використовувати фільтр за корпоративними рахунками покупців, де буде присутня інформація про операції, що стосуються кожного рахунку. Крім того, можна фільтрувати за бізнесами, які є у АЗС. Для потреб, пов’язаних з аналізом, можна експортувати весь журнал транзакцій.

По детальнішу інформацію запрошуємо вас звертатися до компанії inCust.

[contact-form-7 id="201" title="Detailed rates"]
Увійти як покупець Увійти як бізнес
X