Видеоинструкция: модуль Корпоративные покупатели для АЗС

Если вам удобнее читать, ниже вы можете просмотреть скрипт видео.

Модуль «Корпоративные покупатели» предоставляет новые возможности для АЗС и их корпоративных покупателей, чьи сотрудники получают топливо на этих АЗС в коммерческих целях.

Каковы преимущества этого модуля? АЗС может продавать топливо корпоративным покупателям, которые предоставляют доступ к заправке своим работникам. В то же время, для того, чтобы предоставить работнику доступ к счету, нужен только номер мобильного телефона или адрес электронной почты этого работника; нет необходимости выдавать и распространять пластиковые карты или купоны.

Используя веб-панель управления или мобильное приложение Personnel Access, компания может легко настроить доступ или ограничить использование средств на счету. А сотрудники получают возможность заправлять транспортные средства, оплачивая заправку со счета компании удобным способом — без ассистента, прямо в мобильном приложении, чат-боте или USSD-меню оператора связи. Кроме того, ассистенту на АЗС водители могут показать QR-код в мобильном приложении, чат-боте или же код с пластиковой карты.

Для того, чтобы АЗС начала свое сотрудничество с корпоративными покупателями, перейдем к Панели управления. Там мы видим раздел «Корпоративные покупатели», где можно создавать новые корпоративные счета покупателей, самих корпоративных покупателей, а также добавлять дополнительные поля данных. В этом разделе можно просмотреть журнал транзакций, который содержит все совершенные транзакции, и транзакции по товарам.

Главной особенностью модуля являются корпоративные счета, средства или товары которых тратятся корпоративным покупателем и его сотрудниками. Для АЗС важно согласовать с корпоративным покупателем тип счета, который он хотел бы использовать — дебетовый, оплаченный заранее, либо кредитный счет с определенным лимитом или кредитный счет без лимита.

В чем разница между типами счетов? Заправочная станция может ограничить поставки топлива работнику корпоративного покупателя определенной предварительно уплаченной суммой — это делается с помощью дебетовых счетов. Или же остаток на счету может стать отрицательным до определенного лимита; в этом случае следует создать кредитный счет с лимитом. Таким образом, чрезвычайно важно следить за остатком средств на счету и своевременно пополнять этот счет после получения платежа от корпоративного покупателя. Если корпоративный покупатель или АЗС не хотят тратить время на контроль баланса, они могут использовать кредитные счета без лимита и рассчитываться по уже предоставленному количеству топлива удобным для сторон способом.

Кроме контроля средств, можно установить ограничение расходов в течение дня или месяца для каждого корпоративного покупателя. В свою очередь, каждый корпоративный покупатель может устанавливать индивидуальные ежедневные и ежемесячные лимиты для своих работников.

Как валюту счета можно использовать деньги, товары или какую-то приватную валюту. Чтобы начать работать с корпоративными покупателями, нам нужно создать корпоративный счет. Сейчас мы покажем вам процесс создания корпоративного счета покупателя. Для этого нам нужно перейти в раздел Корпоративные счета покупателя и создать Новый счет. Создавая счет, мы указываем название счета (то, которое будете видеть только вы) и тип счета. Валютой могут быть указаны деньги, товары, такие как литры топлива или чашки кофе, а также частная валюта, имеющая определенное значение для компании — суммы в приватной валюте счету могут быть обменены на определенные товары или услуги. Важно отметить, что мы можем указать перечень товаров, которые можно приобрести с помощью счета. Например, мы можем позволить покупать с использованием счета только дизель или бензин и кофе. Следующее поле — это публичное название (то, которое будет видно корпоративным покупателям), и тип счета по лимитам. Здесь мы указываем тип счета по умолчанию; при предоставлении доступа к счету можно изменить тип, установить дополнительные ежедневные и ежемесячные лимиты и указать лимиты кредитования.

Вы можете добавить корпоративного покупателя в разделе Корпоративные покупатели — Действия, где вы найдете кнопку Добавить корпоративного покупателя. В открывшемся окне следует указать основную информацию, такую как адрес электронной почты, который служит основным идентификатором и будет использоваться как логин, и название корпоративного покупателя.

Во вкладке «Контакты» указываются данные, необходимые для общения с корпоративным покупателем — имя контактного лица, номер офиса, номер мобильного телефона, почтовый адрес, контактный адрес электронной почты. Также, при необходимости, вы можете написать комментарий. Кроме того, вы можете создать несколько контактов, используя кнопку «Добавить».

Следующая вкладка касается информации, используемой для выставления счетов, то есть той, что размещается в счетах-фактурах. Эта информация может отличаться от основной информации. Здесь вы можете установить официальное название корпоративного покупателя, его страну, регион, адрес, город, почтовый индекс и, если нужно, некоторые комментарии.

В окне «Поля анкеты» устанавливаются значения дополнительных полей (например, для бухгалтерского учета или для статистики). Это дополнительное поле можно создать на странице «Дополнительные поля» с помощью команды «Добавить поле». Таким образом, при создании корпоративного покупателя можно будет вводить данные в созданные поля.

В окне «Корпоративные счета покупателя» указывается счет, которым будет пользоваться корпоративный покупатель. На этой странице мы можем предоставить доступ к счетам, настроить тип счета (дебетовый, кредитный с лимитом или кредитный без лимита), указать временные ограничения (ежедневные или ежемесячные) и указать разрешенные единицы товара для покупки с помощью этого счета. Если условия соглашения между АЗС и ее корпоративным покупателем изменились, любую информацию и настройки счета можно мгновенно обновить в любое время. Заправочная станция может предоставить каждому корпоративному покупателю доступ к нескольким счетам, если это нужно. Например, один счет может быть денежным кредитным счетом с лимитом, а другой — товарным с кредитом без лимита.

После того, как мы создали счет для корпоративных покупателей, указали информацию в дополнительных полях, добавили и заполнили информацию о корпоративных покупателей, предоставили доступ к счетам, у нас есть готовый корпоративный покупатель, с которым АЗС уже может начинать сотрудничать.

Для ваших корпоративных покупателей мы предлагаем готовый инструмент для контроля их сотрудников — приложение Personnel Access, которое можно запустить на любом устройстве, поскольку существует также и веб-версия приложения. При первом входе корпоративный покупатель должен указать адрес электронной почты, который будет служить логином для входа; далее указать название бренда и войти с помощью временного пароля. Постоянный пароль можно установить внутри приложения. В панели управления корпоративные покупатели могут добавлять сотрудников, предоставлять им доступ к счетам или наоборот — ограничивать, назначать должности, добавлять специальные поля анкеты, просматривать журнал транзакций, анкеты и общую информацию о работниках, добавлять любую информацию или отредактировать ее.

Предоставляя доступ к счетам, можно установить дополнительный PIN-код, который будет запрашиваться каждый раз, когда работник использует счет для заправки. Этот PIN нужно будет вводить независимо от того, как происходит заправка: через ассистента, мобильное приложение или панель самообслуживания Киоск. Кроме того, можно требовать или запрашивать, чтобы водитель предоставил показания одометра при заправке автомобиля. Дополнительно можно ограничить перечень товаров, которые конкретный работник может приобрести с определенного счета.

Еще одна полезная функция — сканирование QR-кода транспорта и инвентарного номера. Например, можно составить список автомобилей, и сканировать при заправке код автомобиля. Или можно закодировать в QR коде маршрут или инвентарный номер емкости. Возможно включить опцию проверки сканированного кода, тогда заправка начнется только тогда, когда водитель пройдет идентификацию. Для проверки инвентарного кода или кода водителя в раздел Транспорт/Инвентарные коды вносятся соответствующие данные, и в случае несоответствия введенного или отсканированного кода заправка не начнется. QR код водителя можно носить как брелок и взять за основу, например, код маршрута или номерной знак транспортного средства. Такой вид идентификации позволяет точно узнать, на какое транспортное средство отгружается топливо, так как все коды будут отображаться в чеках транзакций. Сейчас мы зададим инвентарный код для сотрудника, а в настройках доступа к счету укажем, что поле  “Код автомобиля или ID водителя” — необязательное и мы можем его пропустить, а показания одометра являются обязательными для ввода. Также, установим PIN код сотрудника в 1111.

Как процесс заправки выглядит с точки зрения водителя?

Водитель выбирает нужную заправочную станцию ​​в мобильном приложении. Все АЗС сортируются по расстоянию с использованием геолокации; то есть станция, нужная водителю, будет первой в списке. Водитель нажимает кнопку «получить топливо», выбирает вид топлива и указывает количество. Работник корпоративного покупателя увидит кнопку «Оплатить с корпоративного счета»; при нажатии этой кнопки отображаются все доступные счета и средства, которые можно использовать для оплаты. Перед заправкой водитель должен предоставить PIN-код, который был указан при настройке этого работника ранее в приложении Personnel Access. В поле «Код автомобиля или ID водителя» водителю требуется ввести или отсканировать QR код, например, со своего брелка. Как мы говорили, в случае ввода или сканирования неправильного кода заправка не начнется. Далее, поскольку мы указали, что показания одометра являются обязательной информацией, водитель должен заполнить это значение. После ввода всех данных начинается заправка.

Корпоративный покупатель может просматривать отчеты в своем приложении Personnel Access. У корпоративного покупателя есть почти те же возможности, что и у АЗС в разделе Журнал транзакций: просмотр журнала своих транзакций, фильтрация и экспорт этого журнала для следующих операций.

Можно отфильтровать транзакции по дате, должности, по идентификатору счета покупателя, по бизнесу (если разные отделы или компании подключены к одному и тому же счету). Кроме того, можно отфильтровать транзакции по коду автомобиля или идентификатору водителя, номеру телефона, адресу электронной почты, комментариям и внешнему идентификатору. 

АЗС может просматривать все отчеты в своей панели управления — журналы транзакций и транзакций по товарам, осуществлять удобный поиск по фильтру или просмотреть количество выполненных операций. Если необходимо фильтровать транзакции по определенному сотруднику, это можно сделать, осуществив поиск по номерам телефонов, электронной почте или внешним идентификаторам покупателя. Кроме того, можно искать среди комментариев, оставленных для транзакций. Транзакции можно отфильтровать по типу: резервирование средств, продажа, начисление бонусов, пополнение счета покупателя и продажа купона. Или же можно искать по статусу транзакции, например, искать выполненные или отмененные транзакции. Если вам нужно искать операции, связанные с товаром, вы можете легко найти их, введя код товара. Далее, вы можете использовать фильтр по корпоративным счетам покупателей, где будет присутствовать информация об операциях, касающихся каждого счета. Кроме того, можно фильтровать по бизнесам, которые есть у АЗС. Для нужд, связанных с анализом, можно экспортировать весь журнал транзакций.

За более детальной информацией приглашаем вас обращаться к специалистам inCust.

[contact-form-7 id="201" title="Detailed rates"]
[contact-form-7 id="200" title="Order demo"]
Войти как покупатель Войти как бизнес
X